Omschrijving bedrijf

Publicis Groupe is de onmisbare strategische partner van onze klanten bij hun eigen transformatie. Met experts op het gebied van data, technologie, media, digitale oplossingen, creativiteit, PR, e-commerce en productie bouwen en onderhouden we waardevolle, persoonlijke relaties met de consument. We geven onze communicatie met de consument een menselijk tintje door persoonlijke relevantie. We werken vanuit één toegewijd klantenteam, bestaande uit een klantverantwoordelijke en een schaalbaar team van interne talenten.

Omschrijving functie/werkzaamheden

Bedrijfsbeschrijving

Wie zijn wij?

Bij Publicis Groupe richten we ons volledig op de behoeften en wensen van onze klanten. We opereren als één organisatie en onder één winst- en verliesrekening, waarbij we onze specialismen integreren. Hierdoor kunnen we voorzien in de behoeften van onze klanten op het gebied van creativiteit, media, technologie, data en productie. We werken samen in multidisciplinaire teams, waardoor onze klanten toegang hebben tot al onze talenten, expertise en tools, zowel lokaal als internationaal. Hierdoor kunnen we geïntegreerde creatieve marketing- en technologieoplossingen leveren waarbij kwaliteit, snelheid en kosten voor onze klanten voorop staan.

Overzicht

Project- en procesverbeteringsleider

Deze functie is verantwoordelijk voor het coördineren van financiële activiteiten, het ondersteunen van de voorbereiding op audits, het beheren van de opvolging van belangrijke processen en het fungeren als centraal aanspreekpunt tussen facturering, financiën, rapportage, systemen en operationele belanghebbenden. De functie combineert gedegen financiële kennis met systeemkennis, procesverantwoordelijkheid, documentatiediscipline en praktische coördinatie van verbeteringen tussen teams.

Verantwoordelijkheden

Belangrijkste verantwoordelijkheden

  • Coördinatie en opvolging van audits: Coördineer auditgerelateerde verzoeken, houd openstaande punten duidelijk bij, volg deze op met de verantwoordelijke belanghebbenden en zorg ervoor dat bewijsmateriaal en ondersteunende documentatie tijdig en volledig worden verzameld.
  • Opvolging en monitoring van Starscape-verbeteringen: Houd verbeteringsverzoeken, systeemverbeteringen en openstaande acties met betrekking tot Starscape in de gaten. Volg de voortgang, neem contact op met de verantwoordelijken, escaleer vertragingen waar nodig en geef duidelijke statusupdates aan de relevante belanghebbenden.
  • Beheer van de onboarding van klanten: Ondersteun en coördineer financiële activiteiten bij de onboarding van klanten, waarbij je ervoor zorgt dat de vereisten op het gebied van facturering, rapportage, systemen en processen worden vastgelegd, op elkaar worden afgestemd en geïmplementeerd.
  • Verantwoordelijkheid voor het intercompany-facturatie- en vraagproces: Verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse coördinatie van het intercompany-facturatie- en vraagproces, waarbij wordt gewaarborgd dat problemen worden geregistreerd, onderzocht, opgelost en duidelijk worden gecommuniceerd tussen de relevante financiële en operationele teams.
  • Schakel tussen facturering en financiën/rapportage: Fungeren als contactpersoon tussen factureringsteams, financiële belanghebbenden en rapportageteams om afstemming te waarborgen op het gebied van gegevens, tijdschema’s, procesafhankelijkheden en het oplossen van problemen.
  • Procesdocumentatie: Opstellen, onderhouden en bijwerken van procesdocumentatie, werkinstructies, controles en referentiemateriaal ter ondersteuning van consistentie, kennisuitwisseling en auditgereedheid.
  • Procesverbetering en projectcoördinatie: Mogelijkheden identificeren om financiële processen te verbeteren, handmatige werkzaamheden te verminderen, controles te versterken en projectoplevering te ondersteunen door middel van planning, opvolging, coördinatie met belanghebbenden en gestructureerde follow-up.

Kwalificaties

Vereisten

  • Een financiële opleiding, financiële achtergrond of gelijkwaardige praktijkervaring op het gebied van financiële activiteiten, facturering, rapportage, boekhouding of de coördinatie van financiële processen.
  • Grondig inzicht in financiële processen, waaronder factureringsstromen, intercompany-activiteiten, afstemmingen, afhankelijkheden in de rapportage en controlevereisten.
  • Ervaring met SAP of vergelijkbare ERP-systemen, inclusief bekendheid met financiële transacties, stamgegevens, factureringsprocessen en systeemintegraties.
  • Kennis van systeemimplementaties, proceswijzigingen, testen, het bijhouden van problemen en coördinatie met belanghebbenden.
  • Geavanceerde Excel-vaardigheden, waaronder het vermogen om met grote datasets te werken, afstemmingen uit te voeren, afwijkingen te analyseren, gegevens te structureren en duidelijke rapporten op te stellen. Ervaring met BI-rapportage en -tools is een pré.
  • Het vermogen om operationele kwesties te vertalen naar duidelijke acties, verantwoordelijkheden, tijdschema’s en opvolgingsroutines.
  • Sterke schriftelijke communicatieve vaardigheden, met het vermogen om duidelijke procesdocumentatie, statusupdates en communicatie met belanghebbenden op te stellen.
Belangrijkste vaardigheden en competenties
  • Groot oog voor detail en sterk doorzettingsvermogen.
  • Sterke analytische instelling en het vermogen om met complexe of onvolledige gegevens te werken.
  • Gemakkelijk kunnen samenwerken met meerdere teams en omgaan met concurrerende prioriteiten.
  • Sterke vaardigheden op het gebied van stakeholdermanagement en communicatie.
  • Gestructureerde aanpak van probleemoplossing, documentatie en procesverbetering.
  • Vermogen om zowel financiële vereisten als implicaties voor systemen en processen te begrijpen.
  • Proactieve houding met het vermogen om risico’s te identificeren, problemen vroegtijdig aan de orde te stellen en praktische oplossingen voor te stellen.

Aanvullende informatie

Succescriteria
  • Auditmaatregelen en verzoeken om bewijsmateriaal worden bijgehouden, opgevolgd en tijdig afgerond.
  • Verbeteringsmaatregelen voor Starscape zijn zichtbaar, worden actief gemonitord en vorderen met duidelijke verantwoordelijkheid.
  • Financiële activiteiten bij het onboarden van klanten worden nauwkeurig en zonder vermijdbare vertragingen afgerond.
  • Vragen over interne facturering worden efficiënt opgelost, waarbij terugkerende problemen worden geïdentificeerd en aangepakt.
  • De teams voor facturering, financiën en rapportage beschikken over op elkaar afgestemde processen, duidelijke communicatie en betrouwbare informatiestromen.
  • De procesdocumentatie is actueel, praktisch en gemakkelijk te volgen voor belanghebbenden.
  • Procesverbeteringen worden op een gestructureerde manier doorgevoerd en dragen bij aan strengere controles, efficiëntie en de kwaliteit van de rapportage.

Wat kun je van ons verwachten?

  • Een team dat je vaardigheden en talenten ten volle benut en waar je veel kunt leren van ervaren collega’s;
  • Een veelzijdige functie met volop mogelijkheden om te leren en te groeien;
  • Diverse opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden;
  • Een concurrerend salaris met uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden;
  • Een supervriendelijk kantoor waar je je hond mee naartoe mag nemen, met een prachtig terras en onze eigen bar op de 6e verdieping;
  • Heerlijke lunches en drankjes;
  • Het Work Your World-programma: de kans om zes weken per jaar vanaf elke plek ter wereld te werken;
  • Kortingen op ClassPass en een fietsabonnement;
  • Een werkomgeving waarin iedereen zich gehoord, gewaardeerd en gerespecteerd voelt.

Ben je enthousiast geworden na het lezen van dit bericht? Stuur ons dan je sollicitatie en cv, en misschien kom je binnenkort bij ons werken aan de Wilgenweg in Amsterdam. We kijken ernaar uit je te ontmoeten!