Omschrijving bedrijf

GoSpooky is een wereldwijd bureau dat is opgericht voor het sociale tijdperk. Wij zorgen ervoor dat toonaangevende merken voorop blijven lopen op social media. We verleggen voortdurend de grenzen van wat mogelijk is. Authentieke mensen. Gedurfde ambitie. Eindeloze creativiteit.

Tot onze klanten behoren Nike, Disney, JBL, Samsung, Prime Video, KLM, HEMA, Zeeman en Unilever. Daarnaast zijn we officiële creatieve bureaupartners van TikTok, Meta en Snap.

Wij zijn GoSpooky. Wij zijn Socially Different.

Omschrijving functie/werkzaamheden

Wie we zijn

Wij zijn GoSpooky: de experts op het gebied van sociale media. Een wereldwijd bureau dat is opgericht voor het sociale tijdperk. We laten merken groeien via content, community en commerce, en zorgen ervoor dat ze voorop blijven lopen in de cultuur. Sociale media staan niet alleen op de eerste plaats, ze vormen de basis. Van creatieven en commerciespecialisten tot gameontwerpers en data-analisten: wij bestrijken het volledige sociale spectrum. Als het de internetcultuur vormgeeft, zijn wij erbij. We maken snel, gedurfd en relevant werk dat daadwerkelijk wordt gedeeld. Van TikTok-video’s die de ‘For You’-pagina veroveren, tot verhalen van creators gebaseerd op echte community-inzichten, tot aan TikTok Shop, social affiliates en live social shopping die in realtime conversies opleveren. Als officiële partners van Instagram en Snapchat en als partners en social affiliates van TikTok (Shop) werken we samen met merken als KLM, JBL, Samsung, Prime Video en HEMA. Gedreven door gedurfde ambitie, eindeloze creativiteit en authentieke mensen denken onze teams vooruit, reageren ze snel en zorgen ze ervoor dat merken cultureel relevant blijven. Of het nu gaat om live social shopping, het managen van creators, social-first-campagnes of het omzetten van een trend in een merkmoment. We zijn altijd op zoek naar frisse energie: mensen die nieuwe perspectieven inbrengen, de norm uitdagen en ons en onze klanten helpen zich te ontwikkelen. Als je ervan houdt om de sociale media op zijn kop te zetten, groots te denken en snel te handelen, pas je hier perfect.

De functie

Als Operations Coordinator ben je het administratieve kloppende hart van ons bureau. Je bent de hoeder van de kwaliteit van onze operationele gegevens en logistieke workflows. Door ervoor te zorgen dat onze systemen (Productive, Airtable) functioneren als een feilloze ‘single source of truth’, stel je de Resource Manager en Projectleiders in staat om datagestuurde beslissingen te nemen over capaciteit en winstgevendheid. Je rapporteert aan het hoofd Operations en beheert de logistieke processen rondom onze freelancers, houdt de afwezigheden binnen het hele bureau bij en zorgt voor operationele orde, zodat het senior Operations-team zich kan concentreren op strategie en uitvoering. Wat je gaat doen
  • Het beheren van de dagelijkse instellingen en het onderhoud van onze belangrijkste tools (Productive en Airtable). Ervoor zorgen dat tarieflijsten worden bijgewerkt, projectsjablonen correct zijn en nieuwe medewerkers goed worden aangemaakt.
  • Fungeren als eerste verdedigingslinie voor de nauwkeurigheid van gegevens. Wekelijkse urenstaten controleren op volledigheid en ervoor zorgen dat de uren correct worden geregistreerd. Teamleden actief aanspreken op ontbrekende gegevens en escaleren naar de Resource Manager wanneer senior medewerkers herhaaldelijk hun taken verzuimen.
  • Ervoor zorgen dat de administratieve processen soepel verlopen, terwijl de Resource Manager de freelancers inplant. Zorgen voor de onboarding van nieuw talent, het beheren van contracten en ervoor zorgen dat geheimhoudingsverklaringen en papierwerk zijn ondertekend en opgeslagen voordat er met het werk wordt begonnen.
  • Onze freelancerdatabase (de Flexible Layer) up-to-date houden met actuele tarieven, portfolio’s en beschikbaarheid, waardoor deze een zeer bruikbare bron wordt voor het planningsteam.
  • Het bijhouden van ziekteverzuim, vakantiedagen en compensatiedagen. Het proactief informeren van de Resource Manager en de projectleiders over eventuele afwezigheden, zodat zij de capaciteitsplanning in realtime kunnen aanpassen.
  • Het opzetten en onderhouden van operationele dashboards om belangrijke statistieken (zoals factureerbaarheid) bij te houden voor de Unit Leads. Daarnaast helpen bij het bijwerken van de "GoSpooky operationele beleidsregels" en draaiboeken, zodat kennis gedocumenteerd en toegankelijk blijft.
  • Inefficiënties in bestaande processen opsporen, verbeteringen in de workflow voorstellen en de uitrol van nieuwe (AI-)automatiseringen voor administratieve taken ondersteunen.
Wat we zoeken
  • 1-3 jaar ervaring in een administratieve, operationele of PM-ondersteunende functie, bij voorkeur binnen een bureauomgeving
  • Een scherp oog voor detail, met het vermogen om problemen in gegevens te signaleren die anderen wellicht over het hoofd zien, en de drive om orde te scheppen in chaos en te gedijen bij het schoon en georganiseerd houden van systemen
  • Het zelfvertrouwen om voet bij stuk te houden en proactief senior medewerkers (projectleiders, creatieven) aan te spreken voor urenstaten of administratieve input wanneer deadlines in gevaar komen
  • Ervaring met bureaubeheersoftware (Productive is een enorm pluspunt!) en het vermogen om snel nieuwe software onder de knie te krijgen, waarbij je als ‘supergebruiker’ fungeert voor het bredere team
  • Een proactieve instelling: je wacht niet tot een proces vastloopt; je signaleert knelpunten in een vroeg stadium en bedenkt zelf oplossingen
  • Vloeiend in het Engels en Nederlands!
Wat krijg je ervoor terug?
  • Flexibel vakantiebeleid om goed bij te tanken
  • Reiskostenvergoeding
  • Mogelijkheden om op afstand te werken in overleg met je team
  • Een MacBook voor maximale productiviteit
  • Opleidingsmogelijkheden om je vaardigheden te ontwikkelen en samen met ons te groeien
  • Gezonde gezamenlijke lunches om je energie op peil te houden
  • Leuke evenementen om contacten te leggen, op te laden en de teamgeest te versterken
  • Telefoonvergoeding tot € 25 per maand (afhankelijk van je functie)
  • Onbeperkte ondersteuning voor geestelijke gezondheid via OpenUp
  • Een pensioenregeling waarbij je een percentage van je salaris inlegt
  • Elk jaar een cadeaubon en verjaardagswensen
  • Nederlandse lessen voor internationale teamleden

Solliciteer op deze vacature

Wil je ons team komen versterken? We horen graag van je! Let op: voor deze functie is een geldige EU-werkvergunning vereist. GoSpooky is een werkgever die gelijke kansen biedt. Onze wervingsbeslissingen zijn gebaseerd op objectieve criteria en we discrimineren niet op basis van enig aspect van je identiteit. Wij geloven dat een divers team cruciaal is voor ons gezamenlijke succes en hechten veel waarde aan een inclusieve cultuur waarin iedereen zijn of haar stempel kan drukken en zichzelf volledig kan zijn op het werk.