Omschrijving bedrijf
The Walt Disney Company is, samen met diverse dochter- en gelieerde ondernemingen, een toonaangevend, internationaal entertainment- en mediabedrijf met diverse mediakanalen, parken en resorts, studio-entertainment, consumentenproducten en interactieve media. Vanaf het begin als tekenfilmstudio in de jaren twintig tot de vooraanstaande naam in de entertainmentindustrie van vandaag, zet Disney, vanuit meer dan 40 landen, trots zijn erfenis voort; het creëren van magische verhalen en ervaringen voor iedereen.

Omschrijving functie/werkzaamheden

• Volledige administratieve ondersteuning voor leden van het leidinggevende team
• Indien nodig ben je centraal administratief aanspreekpunt, beoordeel je prioriteiten en zorg je voor een hoog serviceniveau
• Je biedt ondersteuning bij evenementen en bezoeken van senior executives.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Agendabeheer:

• Het actief beheren en implementeren van een effectieve dagelijkse agendaorganisatie
• Je zorgt voor de planning, updates en wekelijkse briefings
• Je biedt actief ondersteuning bij (het plannen van) de dagelijkse taken

Meeting Management:

• Plannen van interne en externe vergaderingen
• Creëren en distribueren van agenda's en notulen
• Coördinatie van catering wanneer nodig

Reizen en accommodatie:

• Boeken/beheren van alle reis-, transport- en accommodatie voor de Executive, inclusief het maken van reisschema's. Dit alles in overeenstemming met het TWDC Travel & Expense-beleid

Ondersteuning van internationale executives:

• Coördinatie en ondersteuning van senior executives bij bezoeken aan het Benelux kantoor

Assistentie bij evenementen:

• Ondersteuning bij interne evenementen (conferenties, EMEA, netwerkevenementen, enz.)
• Locatiebeheer, reserveren van vergaderruimtes, catering en leveranciers, apparatuur, delen van agenda's etc
• Beantwoorden van vragen van deelnemers en trouble-shooting bij de events

Kostenbeheer/declaraties:

• Je beheert/verzamelt alle kosten/uitgaven en dient alles tijdig in

Office Management:

• Je werkt met de TWDC administratieve systemen/softwarepakketten. (o.a. SAP, GSS, Workday, Coupa)
• Je ondersteunt de Benelux Country Manager bij diverse uiteenlopende taken
• Je onderhoudt contact met personeel, leveranciers en klanten.
• Je verwerkt Purchase Orders, facturen, aankoopbonnen, facturatie in SAP
• Inkopen en uitgaven administreer je in Excel

Profiel kandidaat

• Bij voorkeur praktische kennis van SAP/Workday/Concur
• Ervaring met werken in een snelle, grote internationale organisatie
• Ervaring met het proactief ondersteunen van meerdere stakeholders
• Je bent zeer discreet en gewend te werken met gevoelige en vertrouwelijke informatie.

Over jou

• Je bent analytisch en flexibel met oog voor detail maar overziet ook het grote geheel
• Je hebt ervaring in een dynamische, grote organisatie
• Je bent een teambouwer en communicatief vaardig
• Je voelt je prettig in een snel veranderende omgeving
• Je bent discreet
• Je bent stressbestendig

Wat bieden wij
Het gaat om een fulltime aanstelling (40 uur per week) voor ca 6 maanden (vervanging sabbatical), ingaande medio november 2024. Er is 1 thuiswerkdag per week.

Interesse? Solliciteer dan direct! Voor vragen over de vacature kun je terecht bij Tom Oudshoorn van Born4Jobs via de button.

The Walt Disney Company Benelux BV is een werkgever die gelijke kansen biedt ongeacht leeftijd, ras, huidskleur, religie of overtuiging, geslacht, nationaliteit, etnische of nationale afkomst, seksuele geaardheid, geslachtsverandering, huwelijks- of burgerlijke partnerstatus, handicap of zwangerschap of moederschap.