Koningin Máxima zoekt nieuw personeel: haar secretaris heeft een nieuwe secretaresse nodig.

Profiel

De secretaresse bij het Bureau Algemeen Secretariaat (BAS) ondersteunt de uitvoering van het werkproces van het Algemeen Secretariaat in organisatorische en logistieke zin. Wat is belangrijk: de ondersteuning van één van de leden van de Hofhouding binnen het Algemeen Secretariaat te weten de Particulier Secretaris van Hare Majesteit de Koningin. Het gaat om ondersteuning in de breedste zin van het woord en in het bijzonder van de VN-taken van de Koningin op het gebied van inclusieve financiën en financiële bewustwording. Relevante werkgebieden zijn ontwikkelingssamenwerking, internationale betrekkingen en ondernemerschap.

Wat ga je doen?

De diversiteit aan werkzaamheden is zeer groot. Naast de behandeling van post en e-mails, de beantwoording van telefoon en afhandeling van zaken rondom agendabeheer, verzorg je (zeer vertrouwelijke) correspondentie. Ook ben je belast met de voorbereiding en de administratieve afhandeling van bijeenkomsten, evenementen, reizen en dergelijke van leden van het Koninklijk Huis, maar voornamelijk van Hare Majesteit de Koningin. Je bent bekend met een internationale omgeving en/of heeft gewerkt in een internationale organisatie. Jouw kennis van de Engelse taal is van een zeer hoog niveau. Je draagt bij aan de praktische totstandkoming van dossiers gerelateerd aan de reizen die de Koningin maakt in het kader van haar VN-taken en je onderhoudt contacten met het secretariaat van UNSGSA bij de Verenigde Naties. Daarnaast zorg je voor het beheer van dossiers in Sharepoint en houd je het relatiebeheersysteem up-to-date.

Functie-eisen:

  • HBO werk- en denkniveau.
  • Het vermogen ook onder tijdsdruk nauwgezet en planmatig te werken.
  • Vaardigheid in het alert en uiterst discreet reageren op en omgaan met vertrouwelijke zaken.
  • Een proactieve werkhouding, is flexibel en representatief en kan goed samenwerken in teamverband.
  • Organisatorisch talent.
  • Kennis en ervaring met diverse geautomatiseerde systemen zoals het Office-pakket (Word, Excel en Outlook) en Sharepoint en heeft eerder gewerkt met een omvangrijke professionele database.
  • Kennis van, inzicht in en gevoel voor verhoudingen.
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in het mondeling en schriftelijk communiceren enige kennis van de Duitse en Spaanse taal is een pré.
  • Ervaring met het concipiëren van brieven.
  • Het vermogen om te kunnen gaan met een grote diversiteit aan contacten.
  • Intercultureel aanpassingsvermogen.
  • De bereidheid om indien nodig ook buiten werktijd bereikbaar te zijn.

Wat krijg je?

De functie komt in beginsel begin maart vacant voor 36 uur per week. Salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt maximaal € 3.130.07  bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek, exclusief vakantietoeslag en eindejaarsuitkering. De hoofdstandplaats is Den Haag. De arbeidsovereenkomst wordt aangegaan voor één jaar met mogelijkheid tot omzetting in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Organisatie

De Dienst van het Koninklijk Huis (DKH) heeft als taak ervoor te zorgen dat Zijne Majesteit de Koning en de andere leden van het Koninklijk Huis optimaal hun functies kunnen uitoefenen en ondersteunt hen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Voor de organisatie werken bijna 300 medewerkers in de Koninklijke verblijven in ‘s-Gravenhage, Wassenaar, Amsterdam, Apeldoorn en Baarn. De meeste kantoren van de dienst zijn gevestigd op het terrein van het Paleis Noordeinde in Den Haag. Het Algemeen Secretariaat, onder leiding van de Algemeen Secretaris, verleent beleidsinhoudelijke en praktische ondersteuning aan de Koning, Hare Majesteit de Koningin en de andere leden van het Koninklijk Huis. Het Algemeen Secretariaat zorgt voor de eerste voorbereidingen voor binnenlandse evenementen en levert ondersteuning bij privé aangelegenheden. De Algemeen Secretaris heeft een coördinerende rol en gaat over het agendabeleid van de binnenlandse bezoeken van leden van het Koninklijk Huis. Hij is tevens verantwoordelijk voor de contacten van de DKH met de Rijksvoorlichtingsdienst en het Kabinet van de Koning.

Het Secretariaat draagt zorg voor de algemene inhoudelijke, organisatorische en logistieke ondersteuning en managementondersteuning, vervult de post-, archief- en registratiefunctie ten behoeve van de DKH als totaal en verzorgt het cadeaubeheer. Het Bureau Algemeen Secretariaat wordt aangestuurd door een Chef de Bureau en u gaat deel uit maken van een team van 15 personen.

Geïnteresseerd?

Graag ontvangen we je reactie in de vorm van een korte motivatiebrief en een CV vóór 4 maart 2019 via vacature@dkh.nl. Voor informatie kun je contact opnemen met Mevrouw Sara Visser via s.visser@dkh.nl.

De eerste gesprekken vinden plaats op 8 maart 2019 tussen 09:30 uur en 14:00 uur en 12 maart tussen 09:00 uur en 12:00 uur. De tweede gesprekken vinden plaats op 19 maart tussen 09:00 uur en 12:00 uur. Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure. Een assessment kan tevens onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure.